Dix avantages des plateformes de gestion de voyages d’affaires pour le secteur industriel
C’est un peu ironique. Dans un secteur réputé pour sa capacité d’innovation et ses solutions high-tech, les entreprises industrielles accusent un retard dans l’adoption des technologies dans un domaine en particulier : les voyages d’affaires.
Or, établir un partenariat avec une agence de voyages d’affaires en ligne performante peut apporter des avantages considérables du point de vue de la sécurité et du bien-être des voyageurs, des économies sur les frais de déplacement et de l’efficacité des process.
Voici 10 raisons pour lesquelles les entreprises industrielles devraient mettre en place un programme de gestion de voyages d’affaires, dans l’intérêt de leur politique de dépenses et de gestion des risques.
1. Une politique de voyages avec des lignes directrices visant à protéger vos voyageurs, à les rendre plus heureux et à accroître vos résultats. Tout cela en même temps.
Ni contraignante ni punitive, une politique de voyages efficace doit aider les employés à prendre des décisions qui correspondent aux valeurs, aux besoins et aux objectifs de votre entreprise, tout en garantissant leur bien-être.
Dans le monde actuel, et surtout en raison de la complexité des besoins spécifiques à l’industrie, il faut plus que jamais encadrer les voyageurs afin de les rassurer. Pour être concurrentielles sur le marché mondial, les entreprises industrielles doivent manifester de l’empathie envers leurs employés et un intérêt sincère pour leur bien-être ; cela implique de prendre de nouveaux facteurs en considération, au-delà de la sécurité élémentaire lors des déplacements professionnels et des objectifs commerciaux, pour leur permettre de partir sereinement.
Quelles sont les destinations interdites ? Combien puis-je dépenser pour l’hôtel ? Devrai-je porter un masque ? Une politique de voyages qui répond à ces questions (et les intègre dans le process de réservation) aide les employés à choisir en toute confiance les options autorisées.
En mettant en avant les options conformes aux objectifs de l’entreprise et au bien-être des voyageurs (et en signalant visuellement celles qui ne le sont pas), vous laissez aux voyageurs la possibilité de faire des choix qui leur conviennent tout en bénéficiant à l’entreprise.
2. Il est plus facile et plus rapide de réserver des voyages complexes.
Le quotidien des industriels est imprévisible. Les délais changent. Les projets évoluent. À ce besoin de flexibilité s’ajoute la complexité de déplacer non seulement les personnes, mais aussi les équipements et les prototypes. Cela signifie qu’une agence de voyages hors ligne n’est pas ce qu’il y a de plus adapté. La finalisation des détails d’un voyage peut nécessiter des heures d’échanges, et entre-temps, l’occasion peut être passée, ou les projets de voyage peuvent avoir changé.
Comparez cette expérience avec celle offerte par un outil de gestion des réservations de voyages qui utilise l’apprentissage automatique pour hiérarchiser les résultats de recherche en fonction de variables telles que la durée des éventuelles escales, les frais de bagages et même les préférences des voyageurs d’après leurs choix passés. Voir les meilleures options affichées en premier permet aux employés et organisateurs de voyages de gagner un temps considérable.
Par exemple, les clients d’Egencia réservent en moyenne leurs billets d’avion, leurs locations de voiture ou leurs billets de train en cinq minutes et leur chambre d’hôtel en quatre minutes. [i]
3. Lorsque les voyageurs réservent par le biais d’une plateforme unique, vous pouvez suivre le statut de leur voyage d’affaires.
Toutes les expériences de réservation en ligne ne se valent pas. Si les employés peuvent réserver sur n’importe quel site, la gestion du risque est gravement compromise. Il n’existe pas de solution centralisée pour les localiser en cas d’urgence.
En choisissant l’expérience de réservation en ligne adaptée, vous pouvez facilement localiser les voyageurs et recevoir des nouvelles toutes les 15 minutes par le biais d’une plateforme unique.
Pour en savoir plus, lisez la « success story » de notre client Coca-Cola Consolidated, Inc.
4. Accédez à des mécanismes intégrés permettant à votre entreprise de faire des économies sans effort supplémentaire.
Comment une agence de voyages d’affaires peut-elle vous aider à faire des économies ? Tour d’horizon. Une grande agence de voyages d’affaires peut négocier des réductions et des avantages spéciaux auprès des fournisseurs de voyages. Ces réductions sont répercutées sur les clients lorsqu’ils réservent leur voyage.
L’apprentissage automatique peut également permettre de faire plus d’économies. Par exemple, Egencia Savings Finder continue de rechercher des tarifs plus bas après la réservation, permettant ainsi d’économiser en moyenne 7 % sur le vol et 14 % sur l’hôtel, sans que le voyageur ait à intervenir.[ii]
Il existe également des données qui permettent de prendre des décisions éclairées, d’orienter les négociations, de trouver et d’échanger des billets inutilisés, et bien d’autres choses encore. Il est plus que probable que vous commenciez à remarquer que votre budget alloué aux voyages évolue.
5. En consolidant les voyages par le biais d’une plateforme unique, vous obtenez des données pertinentes que vous pouvez utiliser de différentes manières.
Les leaders du secteur industriel sont conscients de l’importance des données. Ces dernières peuvent leur permettre d’identifier des modèles qui améliorent les process et stimulent la production. Les données relatives aux voyages sont tout aussi importantes.
Sans programme voyages consolidé, vous n’aurez pas de données à exploiter. Mais lorsque tous les frais de déplacement passent par un seul système informatique de gestion de voyages, vous pouvez facilement repérer les tendances et les économies potentielles pour les réduire.
Vous pouvez également utiliser divers tableaux de bord de reporting sur les voyages pour trouver des moyens de mieux répondre aux besoins de vos voyageurs. Par exemple, si vous voyez que certains d’entre eux réservent des billets d’avion plus chers, vous pouvez en profiter pour entamer un dialogue. Il se peut que vous découvriez qu’un groupe de voyageurs est beaucoup plus souvent en déplacement, a besoin de plus de flexibilité ou a des projets dont les délais fluctuent.
Fort de ces réponses, vous pouvez ajuster les critères ou les seuils relatifs aux déplacements de ce groupe spécifique afin de mieux répondre à ses besoins (et de lui donner le sentiment d’être entendu et reconnu).
Découvrez comment améliorer votre programme voyages d’affaires grâce à notre boîte à outils consacrée aux appels d’offres.
6. Faites appel à un réseau de soutien solide, facilement accessible et en contact direct.
Peu importe la performance d’une technologie, il y a toujours des moments où les voyageurs souhaitent être rassurés en parlant à un être humain. Il est crucial d’offrir une certaine tranquillité d’esprit aux voyageurs les moins portés sur la technologie.
Une agence de voyages d’affaires comme Egencia dispose d’un réseau mondial de conseillers voyages prêts à leur répondre au premier contact, 24 heures sur 24, sept jours sur sept, 365 jours par an, où qu’ils se trouvent dans le monde (autrement dit, finis les appels en pleine nuit aux assistants administratifs et coordinateurs de voyages).
7. Réservez et gérez des voyages plus facilement pour tout le monde, même pour les adeptes de la vieille école.
L’utilisation d’outils de réservation en ligne mal conçus peut générer de l’exaspération. Mais il en existe d’autres, plus simples et intuitifs. Pour obtenir l’adhésion générale, vous devez évidemment choisir les seconds.
L’agence de voyages d’affaires idéale doit être intuitive. Elle doit être aussi pratique et familière que celles qu’on utilise pour réserver des vacances ou tout autre voyage personnel, afin que tout le monde – aussi bien les personnes de la génération Y qui sont rivées à leur téléphone que celles de la génération X qui préfèrent imprimer leurs itinéraires – ait envie d’utiliser cet outil pour réserver des déplacements professionnels.
Elle leur permet par ailleurs de prendre connaissance au cours du process de réservation des mesures de santé et d’hygiène mises en place par les prestataires. Parce que des voyageurs informés sont des employés plus heureux.
Bien qu’il ne puisse s’agir que d’une transition, nous constatons que nos clients finissent par préférer les réservations en ligne pour les vols et les hôtels plutôt que la méthode hors ligne traditionnelle (principalement car ils sont rassurés par la possibilité de joindre l’assistance client téléphonique en direct en cas de besoin au cours d’un voyage). Les clients d’Egencia enregistrent un taux moyen d’adoption des réservations en ligne de 95 % à travers le monde, tous secteurs confondus.[iii]
8. Rationalisez l’ensemble de votre process de gestion des voyages et des frais, et faites gagner plusieurs heures à vos employés chaque semaine.
Soyons réalistes, personne n’aime retrouver ses reçus et saisir manuellement ses notes de frais (en plus, cela prend du temps).
Les outils de gestion des réservations de voyage pour les professionnels peuvent automatiser les rapports de notes de frais pour les voyageurs, les organisateurs de voyage et les équipes financières, en transmettant directement toutes les données de transaction (hors ligne, en ligne et même celles des champs personnalisés) au système de gestion des frais de voyage.
Une agence de voyages d’affaires numérique peut faire bien plus que faciliter la consolidation des notes de frais, et devenir un fabuleux outil de rationalisation pour votre entreprise. Un programme voyages encadré change la donne, de l’aide automatisée dans la mise en œuvre des process d’approbation, pour approuver les voyages facilement et rapidement sur n’importe quel appareil, aux rapports de notes de frais et autres paiements en un clic. Vos voyageurs peuvent obtenir leurs remboursements rapidement.
9. Accompagnez vos voyageurs en temps réel tout au long de leur voyage.
Le rôle d’une agence de voyages d’affaires ne s’arrête pas à la réservation du transport et de l’hébergement. Les voyageurs d’aujourd’hui veulent se sentir épaulés tout au long de leur voyage. Grâce à une application mobile pilotée par une plateforme performante, les employés sur le terrain peuvent utiliser le chat virtuel pour obtenir les réponses à toutes les questions qu’ils se posent sur leur voyage, que ce soit pour savoir si l’hôtel propose un petit-déjeuner ou pour être informé d’un changement de porte d’embarquement.
Une fois au sol, ils ont également à portée de main des informations sur les transports terrestres, ce qui leur permet de choisir la meilleure option à leur arrivée. Les informations relatives au covoiturage, à la location de voitures et aux transports en commun sont détaillées dans l’application mobile, avec les tarifs, les horaires, la durée du trajet et la possibilité ou non de réserver.
10. Procurez-vous des outils qui vous permettent de mieux gérer vos objectifs en matière de développement durable.
Le secteur industriel évolue rapidement vers des pratiques durables. Vous avez donc besoin d’outils capables de mettre en évidence l’impact de vos choix en matière de déplacements. Recherchez des fonctionnalités telles que des indicateurs de l’empreinte carbone directement sur les écrans de réservation et des diagnostics qui vous proposent des solutions pour rendre votre programme voyages plus écologique.
Le monde du voyage a changé. Mais les besoins complexes du secteur industriel en matière de déplacements professionnels et la volonté de faire toujours mieux et de gagner en efficacité, eux, ne varient pas.
Pour prospérer dans l’industrie aujourd’hui, les entreprises doivent plus que jamais faire preuve de davantage de flexibilité, promouvoir un cadre plus inclusif et prendre leurs responsabilités. La gestion des voyages d’affaires peut vous aider à y parvenir grâce à l’innovation technologique et à l’assistance dédiée aux voyageurs.
[i][ii][iii] Toutes les informations représentées proviennent des rapports internes d’Amex GBT Egencia, 2023.
