Les voyages de groupe ont toujours joué un rôle important dans les voyages d’affaires et, bien que le travail à distance et les réunions virtuelles soient devenus plus fréquents ces derniers temps, les voyages de groupe restent d’actualité. Depuis quelques années, de nouvelles tendances de voyages de groupe sont apparues. L’une de ces tendances est que des groupes de 10 à 20 collègues voyagent plus souvent et plus longtemps pour établir et développer des relations professionnelles plus solides. Si beaucoup apprécient l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée qu’offre le travail à distance ou virtuel, il est essentiel de rencontrer personnellement vos équipes et vos collègues pour développer des relations de travail fortes et stimuler l’innovation.

Les données d’Egencia sur les voyages aériens des cinq dernières années nous ont permis de constater que près de la moitié des voyages aériens sont effectués par deux voyageurs ou plus, avec des itinéraires similaires.^[1] Les voyages de groupe représentent une grande partie des voyages d’affaires, mais ils sont difficiles à organiser, à gérer et à suivre. C’est en échangeant avec nos voyageurs et en organisant des groupes de discussion avec des Travel Managers que nous avons pu identifier les deux principaux problèmes liés au suivi des réservations et à la coordination des réservations de billets d’avion. De nombreuses équipes voyagent chaque trimestre ou plus et se retrouvent à devoir utiliser les e-mails, les outils de messagerie et les feuilles de calcul pour gérer les voyages de groupe. De plus, la personne qui s’occupe de l’administration alourdit son emploi du temps déjà chargé et la quantité de tâches à accomplir ne cesse d’augmenter.

Pourtant, les collaborateurs et les équipes voyagent ensemble, car le contact en personne est essentiel pour établir des relations professionnelles solides au sein de l’entreprise et avec les clients. La culture de votre entreprise a besoin que vos employés se rencontrent et échangent des idées loin des écrans, en déjeunant, en prenant un café ou autour du distributeur d’eau.

La plupart des voyages de groupe concernent de 2 à 50 personnes et exigent que quelqu’un s’occupe de l’organisation, en permettant à tous les participants d’être en accord, tout en les laissant gérer leurs propres réservations.

C’est dans le but de simplifier l’organisation, la gestion et le suivi des voyages d’équipe que nous avons lancé « Group Trips ».

Avec Group Trips, toute personne ayant un profil Egencia peut organiser un voyage de groupe, inviter jusqu’à 50 collègues, fixer la date, le lieu, le programme et suivre la progression. Les invités sont informés par e-mail et doivent réserver leur propre billet d’avion. Toutes les personnes invitées ont la possibilité de savoir qui participe à l’événement et si elles ont réservé leur billet d’avion. Cette transparence fournit les informations nécessaires à tous, ce qui permet de libérer du temps pour les tâches administratives. Vous pouvez même inviter des collaborateurs de l’entreprise.

Vous pouvez attribuer des rôles d’organisateur supplémentaires pour faciliter la gestion de groupes plus importants et les Travel Managers ont accès à tous les voyages de groupe de leur entreprise et peuvent les consulter pour résoudre les problèmes éventuels. Toutes les données relatives aux voyages de groupe sont disponibles dans nos outils de reporting et peuvent être consultées et téléchargées pour une analyse plus approfondie.

Group Trips simplifie les voyages de groupe afin que tous les membres de votre entreprise puissent facilement organiser, gérer et suivre les voyages de l’équipe.

^{[1] Reporting interne d’Amex GBT Egencia, janvier 2024.}